Hinweispflicht - WPS: Speicherung und Verwaltung von Kundendaten

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Hinweispflicht nach Art. 13 / 14 der EU-DSGVO

Angaben zum Verantwortlichen
Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 EU-DSGVO	Wackler Personal-Service GmbH, Chemnitzer Straße 36, 09247 Chemnitz
Datenschutzbeauftragter	Mirko Tasch, datenschutz@wackler-group.de

Zweck und Rechtsgrundlage
Zweck der Verarbeitung	Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kundenunternehmen und deren Ansprechpartnern (z. B. HR, Einkauf, Fachbereich), um: Anfragen/Vakanzen entgegenzunehmen und zu bearbeiten, Personalvermittlung und/oder Arbeitnehmerüberlassung anzubahnen, durchzuführen und zu verwalten, Kommunikation, Terminabstimmungen und Angebotserstellung durchzuführen, Kandidatenprofile an geeignete Kunden zu übermitteln und den Auswahlprozess zu begleiten, Vertrags- und Abrechnungsprozesse sowie Dokumentationspflichten zu erfüllen, die Zusammenarbeit zu organisieren und zu dokumentieren. Die Daten werden hierfür u. a. in unserem CRM-/Bewerbermanagementsystem talent360 sowie zvoove PDL gespeichert und verarbeitet.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung	Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen) soweit die Verarbeitung zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung erforderlich ist. Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO (berechtigtes Interesse) insbesondere an effizienter Kundenverwaltung, Kommunikation, Nachweisführung, IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention und Durchsetzung/Abwehr von Ansprüchen. Soweit gesetzliche Pflichten erfüllt werden müssen (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung), erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DSGVO.
Herkunft der Daten	Erhoben beim Betroffenen bzw. von Mitarbeitenden des Kunden.

Datenkategorien, betroffene Personengruppen, Empfänger, Auslandstransfer
Datenkategorien	Ansprechpartner:innen bei Kundenunternehmen (z. B. HR, Einkauf, Fachabteilungen, Management) ggf. sonstige Beschäftigte des Kunden, die in Kommunikation/Abwicklung eingebunden sind (z. B. Empfang/Standortkoordination) Stammdaten/Kontaktdaten: Name, dienstliche Anschrift, dienstliche E-Mail, dienstliche Telefonnummer, Position/Funktion, Abteilung Kommunikationsdaten: Korrespondenz (E-Mail/Telefonnotizen), Gesprächsvermerke, Termine Vertrags- und Geschäftsdaten: Angebote, Anfragen/Vakanzen, Rahmenbedingungen, Vertragsdaten (geschäftlich), Abrechnungs-/Leistungsdaten (soweit personenbezogen, z. B. Ansprechpartner in Rechnung/Bestellung) Prozess-/Nutzungsdaten: Status/Historie, Dokumentationsdaten, ggf. Protokolldaten (Nutzer-/Audit-Logs) weitere Daten: Bonitätsdaten des Kunden bei Personengesellschaften
Betroffene Personengruppen	Ansprechpartner bzw. weitere Mitarbeitende des Kunden
Empfänger von Daten	Intern Vertrieb/Key Account, Recruiting/Disposition, Fachabteilungen, Verwaltung/Abrechnung, Geschäftsführung (je nach Zuständigkeit) Extern Wackler Holding SE als zentraler Dienstleister der Tochterunternehmen (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 EU-DSGVO) sowie ggf. Unterauftragnehmer (z. B. Hosting/Support, talent360, zvoove PDL) Behörden/öffentliche Stellen, soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen
Auslandstransfer	Es findet in der Regel kein Transfer von Daten außerhalb der EU statt. Ggf. werden SaaS- / Cloud-Lösungen von US-Dienstleistern beim Verantwortlichen eingesetzt. Mit diesen Dienstleistern bestehen entsprechende vertragliche Regelungen wie die EU-Standard-Vertragsklauseln.

Zusätzliche Informationen
Dauer der Speicherung	Wir speichern Kundendaten/Ansprechpartnerdaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus, soweit dies für Nachweis- und Dokumentationszwecke oder zur Abwehr/ Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich ist. Geschäftsunterlagen (z. B. Verträge, Angebote, Rechnungsbezug) werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere Handels- und Steuerrecht) aufbewahrt, regelmäßig bis zu 6 bzw. 10 Jahre (je nach Dokumentart).
Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit	Sie haben jederzeit das Recht Ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Verantwortlichen wahrzunehmen.
Recht auf Widerspruch / Widerruf	Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen bzw. bei einer Einwilligung diese widerrufen. Bitte senden Sie eine E-Mail an: datenschutz@wackler-group.de
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde	Sie haben jederzeit das Recht eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzureichen.
Mögliche Folgen der Nicht-Bereitstellung der Daten.	Das Zustandekommen des Vertrages steht unter der aufschiebenden Bedingung der Bereitstellung der personenbezogenen Daten für die Durchführung des Vertrages.
Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1, 4:	Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 EU-DSGVO statt. Entscheidungen werden durch Personen getroffen. Die Zuordnung und Einordnung der Bewerberdaten aus einer E-Mail erfolgt über die KI von talent360 im Bewerbermanagement-System.

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